Fatture in Cloud: cos'è e come funziona

Stress da fattura elettronica? E' stato uno dei tormentoni di questo inizio 2019, accanto alla sempreverde fatica da gestione di partita Iva. A semplificare la vita di freelance, professionisti e piccole imprese ci prova Fatture in Cloud, start up italiana specializzata nella fatturazione online, nata nel 2014. E' realizzata e gestita da MadBit Entertainment che a distanza di poco più di un anno dal lancio è entrata a far parte del gruppo TeamSystem attraverso Danea Soft. Oggi oltre 300.000 professionisti hanno scelto di affidarsi a Fatture in Cloud.

Cosa fa 

Fatture in Cloud permette di generare fatture online, fatture elettroniche (B2B, B2C e PA), preventivi e di avere sotto mano profitti e costi dal proprio computer oppure da smartphone e tablet Android e iOS. Fatture in Cloud permette di anche al commercialista di ogni azienda/professionista di collegarsi per avere la situazione sotto controllo. La gestione del proprio business diventa più semplice, è possibile effettuarla in mobilità risparmiando tempo.

A chi si rivolge

Piccole imprese: Fatture in Cloud propone un software di fatturazione e gestionale online ideale per piccole imprese e startup.

Professionisti: Fatture in Cloud offre un software di fatturazione online semplice e accessibile per la gestione della partita Iva.

Commercialisti: Fatture in Cloud mette ordine alle fatture e alla gestione dei clienti, garantendo un facile accesso a tutti i documenti in tempo reale e un canale unico di comunicazione.

Come funziona

Fatturazione: è possibile creare fatture online, pro-forma, preventivi e documenti di trasporto in pochi istanti importando al volo l'anagrafica del cliente, abbattendo la possibilità di errori.

Fatturazione elettronica: grazie all'integrazione dei servizi TeamSystem è possibile inviare fatture elettroniche verso la PA, a privati (B2B) e verso i consumatori (B2C) in modo semplice e veloce. Tutto incluso e totalmente automatizzato, compreso nella licenza di tutti e tre i piani. Per spiegare nel dettaglio, si crea la fattura e al resto pensa Fatture in cloud, firma, invio e conservazione sostitutiva. Per compilare e inviare: nella fattura elettronica i dati del cliente sono i soliti (denominazione, indirizzo, p.iva, cod. fisc se consumatore). Nella sua anagrafica si dovrà solo aggiungere il “codice destinatario” o la PEC compilando l'apposito campo (non necessario se il cliente è un consumatore). Al termine non serve stamparla ma basta cliccare su “Firma e invia”. Per ricevere e registrare: con Fatture in Cloud è possibile ricevere le fatture elettroniche in arrivo direttamente nel software evitando la scomodità di dover passare dalla PEC. ll codice destinatario è M5UXCR1 e non è individuale ma si riferisce alla piattaforma software (Fatture in Cloud/TeamSystem) che gestisce ricezione e inoltro delle fatture elettroniche. E' quindi del tutto normale che altri usino questo stesso codice. I fornitori dovranno quindi inviare a questo codice le fatture elettroniche e chi le riceve le troverà direttamente in Fatture in Cloud. Ricevere le fatture elettroniche e registrarle sarà banale: basterà scaricarle con un clic dal software e con un altro clic potranno essere registrare nel software. 

Acquisti: la funzionalità registro acquisti permette di registrare per categoria tutti gli acquisti in modo ordinato, così in ogni momento sarà possibile verificare i propri costi d'impresa e capire come intervenire al meglio. Con Genius invece si possono inserire le fatture e le ricevute in un attimo, perché è la funzione riconoscimento OCR di Fatture in Cloud che tramite foto o file pdf legge, riconosce e importa al volo fatture o ricevute. Tramite il plugin per Chrome si può importare al volo un documento da qualsiasi punto del web o inviare il documento all'indirizzo email dedicato Genius che te lo farà trovare nel tuo account al prossimo accesso.

Prima nota e pagamenti: la Prima nota di Fatture in Cloud permette di tenere tracciati tutti i movimenti anche sui singoli conti e di avere quindi sempre una visione analitica della liquidità aziendale. Lo scadenziario invece ricorda in automatico quando stanno per scadere le fatture in entrata e uscita non ancora saldate, i moduli F24 da pagare e le  scadenze personalizzate. Grazie alla sincronizzazione con Google Calendar, è anche possibile visualizzare le scadenze relative al proprio account Fatture in Cloud direttamente nel proprio calendario personale. Si possono inviare solleciti di pagamento anche automatici ai clienti ritardatari o smemorati. Grazie all'integrazione con PayPal ci si può può far pagare direttamente dalla fattura: eseguito il pagamento su PayPal si trova la fattura già riconciliata in automatico su Fatture in Cloud. Si importa infatti l'estratto conto della propria banca e si associa ogni movimento bancario alle fatture selezionate, saldandole automaticamente. Grazie alla compatibilità con oltre il 90% delle banche si potranno importare i dati senza nessun problema.

Gestione magazzino: i movimenti di magazzino vengono prodotti direttamente nel momento in cui crei una fattura o un documento di trasporto (ddt). I documenti di trasporto vengono prodotti direttamente da fattura, pro forma, o altri documenti. Gli automatismi di gestione e di autocompletamento assieme alla personalizzazione delle grafiche sono strumenti importanti. Il magazzino è sempre sotto controllo grazie alle analisi per monitorare: l'inventario, le giacenze, i costi medi d'acquisto, i prezzi medi vendita, la temporalità delle giacenze.

Analisi e report: Fatture in Cloud offre molti strumenti di analisi, molti grafici e la possibilità di esportare i dati su file excel. Fatture in Cloud permette anche di effettuare una stima della tassazione: per le partite Iva individuali è sempre a disposizione l'ammontare Iva a credito/debito e le ritenute d'acconto da pagare, per dire addio alle brutte sorprese dell'ultimo minuto. Per quanto riguarda i pagamenti, clienti e prodotti, Fatture in Cloud propone l'analisi di crediti / debiti di clienti e fornitori, l'elenco dei saldati, scaduti e stornati. A questo si aggiunge l'analisi e report di magazzino e dedicate di prodotto: quantità, fatturato, movimenti e grafici di giacenza, margini e altri dettagli.

Collaborazione e comunicazioni: per gestire al meglio la propria contabilità, Fatture in Cloud permette di dare accesso al commercialista al proprio account: il professionista potrà così consultare, monitorare e scaricare le fatture di acquisto e di vendita del proprio cliente in pochi passi. Con la chat integrata, poi, sarà possibile dialogare direttamente con il proprio commercialista. E' disponibile anche la funzione per lavorare in multiutenza con collaboratori e dipendenti, gestendo i diritti di accesso, i livelli di visualizzazione in modo facile e veloce. Non ultimo, è possibile inviare direttamente da Fatture in Cloud documenti, fatture e solleciti con il massimo risparmio di tempo, sapendo sempre quando i messaggi vengono ricevuti, aperti e gli allegati scaricati, grazie al monitoraggio in tempo reale.

Come ci si registra

E' possibile registrarsi tramite i sistemi di autenticazione interni all'applicazione o tramite l'accesso all’App Fatture in Cloud dal proprio tablet o smartphone. In questo secondo caso sarà necessario inserire le proprie credenziali, ovvero il proprio username e la password. Una volta impostate queste chiavi di accesso, verrà inviata una mail di conferma all'indirizzo tramite il quale ci si è registrati. Al primo accesso si dovrà quindi completare la registrazione inserendo Ragione Sociale, indirizzo e profilo fiscale della propria attività, per poi procedere all'acquisto della licenza scelta.

Quanto costa

Ci sono diverse versioni di Fatture in Cloud, in ogni caso nei primi 31 giorni è gratis, per cui è possibile provare tutte le funzionalità per poi decidere se acquistare la licenza o meno. Dopo l'acquisto viene inviata una fattura totalmente deducibile come costo d'impresa.

• STANDARD. Comprende la possibilità di inviare e ricevere fatture elettroniche PA e B2B, di accedere da più dispositivi in qualsiasi momento. Garantisce applicazioni smartphone e tablet per iOS e Android, assistenza gratuita e dà la possibilità di creare Acquisti, Fatture, Note di credito  Preventivi, Ordini, Pro Forma, Ricevute, DDT. Costo annuo: 96 euro + Iva.
• PREMIUM. Tutto il piano Standard e in più: la gestione del magazzino, la possibilità di registrare corrispettivi, il Sistema Tessera Sanitaria per medici, l'integrazione con PayPal. Costo annuo: 168 euro + Iva.
• PREMIUM PLUS. Tutto il piano Premium e in più: la possibilità di creare account collaboratori con permessi limitati, riconciliare gli estratti conto, inviare solleciti automatici, esportare i documenti in un unico PDF, gestire Ricevute bancarie (RiBa). Costo annuo: 228 euro + Iva.

Dove si trovano maggiori informazioni

L'uso di Fatture in Cloud è molto intuitivo, ma per qualsiasi esigenza è sempre a disposizione, 24 ore al giorno, il manuale online. Sono anche presenti sul canale YouTube Fatture in Cloud una serie di video tutorial per imparare anche le operazioni più strutturate.

A chi chiedere supporto

Sulla piattaforma di Fatture in Cloud (sia da web che da app) è presente una chat per risolvere qualsiasi dubbio o necessità di assistenza. Sempre dalla piattaforma è possibile attraverso una chat dedicata, connettersi con il proprio commercialista per dubbi fiscali e contabili. E' possibile anche scrivere a info@fattureincloud.it.